O controle de estoque é uma das maiores dificuldades dos empresários. As inconsistências no inventário são um prato cheio para a fiscalização. Uma vez que, é possível realizar o levantamento quantitativo e financeiro das mercadorias movimentadas pela empresa no período desejado. Basta conferir as informações declaradas nos arquivos da EFD ICMS/IPI e nas notas fiscais eletrônicas (NF-e ou NFC-e).

Confira os  6 problemas relacionados ao controle de estoque que interferem diretamente no sucesso ou fracasso do negócio!

• Descrição do produto

Tanto no guia prático da EFD ICMS/IPI quanto no regulamento do IPI, é preciso ter uma descrição detalhada do produto, que individualize cada item.

Além de ir contra ao que reza a legislação, a descrição genérica prejudica os controles internos da empresa. Já que é comum uma descrição genérica estar vinculada a vários códigos representativos de itens diferentes.

• Entrada sem enfoque do declarante

A informações da EFD ICMS/IPI devem ser prestadas sob enfoque do declarante. E isso vale para o campo “código do item”. Isso porque, é muito comum as empresas cadastrarem a entrada de um item com o código do fornecedor e venderem este mesmo item com código próprio.

Conclusão: contabilmente, o item que entra nunca sai, o que provoca inchaço de estoque e pode configurar omissão de saída (já que não existe estoque físico compatível com o escritural).

• Utilização de códigos diferentes nos documentos fiscais

Outro erro comum é quando se utiliza um código no documento fiscal e outro na EFD ICMS/IPI. Também é preciso estar atento aos espaços em branco e outros tipos de caracteres.

• Falta de cadastramento/ cadastramento incorreto dos fatores de conversão de unidade de medida (0220)

O Registro 0220 tem o objetivo de informar os fatores de conversão dos itens discriminados no registro 0200. Assim como as unidades informadas nos registros dos documentos fiscais, nos registros do controle da produção e do estoque – Bloco K e nos registros de inventário.

Somente com a informação dos fatores de conversão é possível fazer o controle de estoque nas situações em que a empresa cadastra o item com uma unidade de medida e vende em outra.

• Falta de detalhamento de unidades de medida (0190)

Uma situação comum é quando a empresa compra o mesmo produto de fornecedores diferentes. No registro 0190, a empresa compradora cadastra apenas 2 unidades de medida: CX (Caixa) e UN (Unidade), prejudicando o controle de estoque.

Em casos como esse, a dica é DETALHAR as unidades de medida, utilizando, por exemplo, os códigos CX 12 (caixa com 12 unidades) e CX 24 (caixa com 24 unidades).

• Alterações de itens sem geração do Registro 0205

A empresa que alterar seus códigos de item deve informar as alterações nos registros 0205. Caso contrário, o controle de estoque considerará o código modificado como um novo item, quebrando a sequência de entradas e saídas. Inevitavelmente, os saldos finais ficarão todos alterados, configurando omissões de entradas e/ou omissões de saídas.

Dessa forma, é imprescindível que os contadores e empresários auditem seu estoque da mesma forma que a fiscalização faz. Com isso, minimizam-se os riscos de autuações e evitam-se penalidades altíssimas que afetarão a saúde financeira da empresa.

Está mais claro agora? Esperamos que sim! Acompanhe mais conteúdos como este no nosso blog!